Paperless-ngx

Für einen ersten Versuch genügt der Upload im Browser. Für wiederkehrende Eingänge lässt sich ein überwachter Ordner einrichten, der Consume-Ordner. Ein Scanner kann dort Dateien ablegen. Die Verbindung zwischen Scanner und Ablage muss separat eingerichtet werden, etwa über eine Dateifreigabe.

Nach erfolgreicher Übernahme liegen die Dateien im Dokumentenspeicher von Paperless-ngx und verschwinden aus dem Consume-Ordner. Dieser Ordner ist deshalb eine Eingangsstelle und keine zusätzliche Sicherung. Ob ein Einzug geklappt hat, lässt sich am verarbeiteten Dokument und am Status der Importaufgabe prüfen.

Für die Rechnung aus unserem Beispiel kann Paperless-ngx ein eingerichtetes E-Mail-Konto über IMAP abfragen. Eine Mailregel legt fest, welche Nachrichten und Anhänge übernommen werden. Sie kann anschließend zum Beispiel die Nachricht verschieben. Ein eigener Rechnungsordner im Postfach begrenzt den Einzug und erleichtert die Kontrolle.

Ein Scan enthält zunächst ein Bild der Seite. Die optische Zeichenerkennung (OCR) versucht, daraus Buchstaben und Wörter zu gewinnen. So kann die Suche später auch den Lieferantennamen auf einer gescannten Rechnung finden. Ein direkt aus einer Anwendung erzeugtes PDF enthält häufig bereits Text, den Paperless-ngx ohne erneute OCR übernehmen kann.

Die Originaldatei, der für die Suche erfasste Text und eine zusätzliche Archivfassung haben unterschiedliche Aufgaben. Im geprüften Stand 3.2.1 kann Paperless-ngx eine PDF/A-Datei erzeugen. Dieses PDF-Format ist auf langfristige Darstellbarkeit ausgelegt. In der Standardeinstellung entsteht eine solche Fassung bei Scans und Bilddokumenten. Für digitale PDFs mit vorhandener Textebene wird sie normalerweise übersprungen. Die Erzeugung ist separat konfigurierbar.

Bei der normalen Übernahme bleibt das Original erhalten. Spätere PDF-Bearbeitungen, beispielsweise das Entfernen von Seiten, können dagegen die Originaldatei verändern und digitale Signaturen ungültig machen. PDF/A allein verhindert weder Bearbeitung noch Löschung.

Beim eingescannten Vertrag sind Sprache und Scanqualität entscheidend. Eine falsch erkannte Ziffer bleibt auch dann falsch, wenn der Text durchsuchbar ist. Für deutsche Dokumente muss die passende OCR-Sprache verfügbar und konfiguriert sein. Unleserliche Stellen sollte man anhand der Seite prüfen, bevor man erkannte Daten weiterverwendet.

Ergänzende Angaben zu einem Dokument heißen Metadaten. Bei unserer Rechnung wäre der Lieferant der Korrespondent, also die zugeordnete Person oder Organisation. Der Dokumenttyp lautet „Rechnung“. Ein Tag ist ein frei vergebenes Schlagwort, etwa „Büroausstattung“. Mehrere Tags können dasselbe Dokument aus unterschiedlichen Blickwinkeln erschließen, ohne die Datei mehrfach abzulegen.

Später lässt sich die Rechnung über Lieferant, Dokumenttyp und Zeitraum eingrenzen. Ein Wort aus dem Inhalt verfeinert die Volltextsuche. Das Dokumentdatum beschreibt dabei das Ausstellungsdatum, das Hinzufügedatum den Eingang in Paperless-ngx. Diese Unterscheidung hilft, wenn ältere Unterlagen erst nachträglich eingescannt werden.

Zuordnungen lassen sich von Hand pflegen oder durch passende Suchregeln unterstützen. Der Abgleich „Auto“ lernt aus bereits zugeordneten Dokumenten. Er muss für die betreffenden Tags, Korrespondenten oder Dokumenttypen gewählt werden und kann falsche Zuordnungen erzeugen. Ein unbekannter Lieferant wird dadurch nicht automatisch zuverlässig erkannt.

Ein Workflow verbindet ein Ereignis mit Bedingungen und Aktionen. Beispielsweise kann eine eingerichtete Regel neue Belege mit dem Tag „Zu prüfen“ versehen und einer zuständigen Person zuordnen. Nach der Kontrolle entfernt diese das Tag. Benutzerdefinierte Felder können Rechnungsnummer oder Fälligkeit aufnehmen. Dass ein Feld vorhanden ist, bedeutet noch nicht, dass es automatisch und korrekt befüllt wird. Auch eine Zahlungsfreigabe oder Buchung folgt daraus nicht.

Paperless-ngx unterscheidet allgemeine Benutzerrechte und Rechte an einzelnen Objekten. Ein Konto benötigt zunächst die allgemeine Berechtigung für eine Funktion. Der Eigentümer und die Freigaben am Dokument bestimmen zusätzlich, wer das konkrete Dokument sehen oder bearbeiten darf. Benutzergruppen erleichtern gemeinsame Freigaben, etwa für die Buchhaltung.

In unserem Beispiel erhält die Buchhaltungsgruppe Zugriff auf die Rechnung. Der vertrauliche Vertrag bekommt einen eigenen Eigentümer und Freigaben nur für die zuständigen Personen. Ein Tag „Vertraulich“ beschreibt den Inhalt, setzt aber für sich genommen keine Zugriffssperre.

Der dokumentierte Einstieg ist Docker Compose. Damit werden die Anwendung und ihre benötigten Dienste gemeinsam gestartet. Die Datenbank hält unter anderem Zuordnungen, Benutzer und Rechte. Ein Hintergrunddienst verarbeitet Einzüge und Texterkennung. Ein Redis-kompatibler Vermittlungsdienst koordiniert Aufgaben, in den aktuellen Compose-Dateien ist dafür Valkey vorgesehen. Für Office-Dokumente können Tika und Gotenberg als zusätzliche Verarbeitungsdienste hinzukommen.

Paperless-ngx verschlüsselt seine Dokumentablage nicht selbst. Wer Zugriff auf die gespeicherten Dateien oder ungeschützte Sicherungen hat, wird durch die Rechte der Weboberfläche nicht aufgehalten. Datenträgerverschlüsselung, abgesicherte Serverzugänge und geschützte Backups müssen außerhalb der Anwendung eingerichtet werden. Für den Zugriff über das Netz gehören HTTPS und ein bewusst gewählter Fernzugang dazu.

Eine Kopie der PDFs sichert die Zuordnungen und Freigaben nicht mit. Für Backup und Wiederherstellung müssen Dokumentdateien und Datenbank zusammenpassen. Der mitgelieferte Dokumentenexporter kann Dateien, Vorschaubilder und Datenbankinhalte einschließlich Metadaten exportieren. Die Betriebskonfiguration und benötigte Zugangsdaten gehören zusätzlich in die Sicherungsplanung. API-Zugangstoken sind im Export nicht enthalten.

Die Wiederherstellung aus einem Export erfolgt zunächst mit derselben Paperless-ngx-Version, die ihn erzeugt hat. Ein sinnvoller Test ist eine getrennte Installation: Export einspielen, die Beispielrechnung suchen, Original öffnen und die Sichtbarkeit des Vertrags mit einem normalen Konto prüfen. Erst dieser Versuch zeigt, ob sich der benötigte Bestand wieder nutzen lässt. Vor einem Versionswechsel gehören ein aktuelles Backup und die Hinweise zur jeweiligen Veröffentlichung dazu.

Bei steuerlich relevanten Unterlagen betreffen die GoBD die ordnungsmäßige Führung und Aufbewahrung elektronischer Aufzeichnungen. Dazu gehören nachvollziehbare Abläufe, der Umgang mit Änderungen, geregelte Zugriffe und eine Verfahrensdokumentation. Ob ein konkretes Verfahren diese Anforderungen erfüllt, lässt sich nicht allein am Produktnamen entscheiden.

Paperless-ngx besitzt eine standardmäßig aktivierte Dokumentenhistorie, den Audit Trail. Sie protokolliert Änderungen. Zusätzlich können Dateiversionen frühere Dateistände verfügbar halten. Beides ist von einer technisch gegen Überschreiben oder Löschen geschützten Aufbewahrung zu unterscheiden. Wer umfassende Rechte auf Datenbank und Speicher besitzt, hat weitere Eingriffsmöglichkeiten als ein gewöhnlicher Benutzer der Anwendung.

Das Bundesfinanzministerium stellt klar, dass selbst Zertifikate oder Testate Dritter die Finanzbehörden bei der Beurteilung nicht binden. Ein fehlendes Zertifikat ist deshalb ebenso wenig ein pauschaler Gegenbeweis wie ein vorhandenes eine Garantie. Für die Rechnung aus unserem Beispiel müssen die tatsächlich eingesetzten technischen und organisatorischen Maßnahmen bewertet werden. Durchsuchbarkeit, PDF/A und Änderungsprotokoll allein belegen keine GoBD-konforme Aufbewahrung.

Bei strukturierten E-Rechnungen ist außerdem der maschinenlesbare Datenteil aufzubewahren. Eine bloße PDF-Ansicht oder ein Ausdruck ersetzt ihn nicht. Für solche Belege muss der gesamte Weg vom Empfang bis zur Sicherung die strukturierten Daten erhalten. Das ist eine andere Anforderung als die Texterkennung eines Scans.