Open-Source-Groupware statt Exchange-Lizenz.

Das hängt von der Plattform ab. Grommunio bindet Outlook für Windows nativ über MAPI over HTTP an, dort bleibt die Bedienung praktisch gleich. Open-Xchange ist webmail-orientiert, hier läuft Outlook über IMAP und CalDAV/CardDAV, während die Web-Oberfläche der eigentliche Client ist. Zimbra nutzt einen eigenen Outlook-Connector. Wir prüfen vorab, welcher Weg zu Ihrer Arbeitsweise passt.

Faustregel: Grommunio, wenn Outlook und Exchange-Nähe zählen. Open-Xchange, wenn viele Postfächer, Webmail-first und Skalierung im Vordergrund stehen. Zimbra, wenn eine reife, kommerziell supportete Plattform gewünscht ist. Wir entscheiden das nicht nach Marketing, sondern nach Bestand, Clients und Anforderungen.

Nicht mehr im klassischen Sinn. Die Zimbra Open Source Edition ist Ende 2023 ausgelaufen, aktuell gibt es Zimbra als kommerzielle Network Edition. Den quelloffenen Faden führt der eigenständige Nachfolger Carbonio CE fort. Wir sagen das offen, statt Zimbra als reines Open-Source-Produkt zu etikettieren.

Geschäftliche und steuerlich relevante E-Mails müssen nach GoBD, AO und HGB aufbewahrt werden, je nach Unterlagenart zwischen sechs und zehn Jahre; Buchungsbelege seit 2025 acht Jahre, Jahresabschlüsse zehn Jahre. Dafür setzen wir dedizierte Archivlösungen wie Benno MailArchiv oder mailpiler ein. Wichtig und ehrlich: Konformität entsteht nicht durch die Software allein, sondern erst mit Verfahrensdokumentation und passender Organisation. Das betonen auch die Hersteller selbst.

Wir migrieren in einer Pilotphase mit ausgewählten Postfächern, bevor das vollständige Cutover stattfindet. Der Bestand bleibt bis zur Bestätigung erhalten, um das Risiko eines Datenverlusts zu minimieren.

On-Premises oder in europäischer Infrastruktur, mit voller Datenhoheit. Damit entfallen die Cloud-Act- und Schrems-relevanten Risiken einer US-Cloud.